Gli strumenti che ci aiutano ad avere un ufficio più digitale

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C’è un modo di ottimizzare il lavoro negli uffici delle aziende e non si tratta di una alchemica formula magica o di qualche particolare tecnica di training ma bensì di semplici – e diffusi – strumenti di lavoro digitali. Questi strumenti possono facilitare e velocizzare il lavoro di tutti i giorni nel proprio ufficio, in maniera smart e intelligente. Ci permettono inoltre di risparmiare tempo e di ottenere una maggiore efficienza sui tanti processi che dobbiamo seguire quotidianamente. Mettere in piedi un ufficio digitale non è molto difficile, si tratta di pianificare l’utilizzo di alcuni strumenti e fare in modo che anche i nostri collaboratori prendano la buona abitudine di adoperarli.

Oggi può capitare di avere collaboratori, con cui si seguono dei progetti in maniera congiunta, che non si trovano, fisicamente, all’interno del nostro ufficio o nella stanza accanto. Sempre più spesso il lavoro in outsourcing per i liberi professionisti, o nei confronti altre imprese e agenzie, è divenuta la costante invece che l’eccezione. Per gestire dei processi di lavoro in remoto si possono utilizzare degli strumenti digitali che ci aiutano nell’organizzazione del lavoro, ma quali sono questi tools?

 

Project management software

Sono programmi che ci permettono di gestire le varie fasi di un progetto in ogni suo dettaglio, inoltre sono utilizzabili in cloud – questo significa che non è sempre necessario installarne una copia sul proprio computer ma sono invece accessibili sul web – e si possono costruire team composti da più persone. Si presentano come delle vere e proprie dashboard all’interno delle quali si può gestire l’andamento del progetto. Danno la possibilità di assegnare delle task da compiere ad un componente del team, si può scegliere chi è autorizzato a seguire tutto, o solamente una fase, del progetto. Alcuni di loro mettono a disposizione delle timeline per gestire le varie tempistiche in funzione degli obiettivi da raggiungere e dei processi da svolgere.

Tra questi programmi ce sono alcuni che hanno versione free implementata la quale ci permette di gestire progetti di discrete dimensioni, ma sono disponibili eventuali upgrade a pagamento qualora si avesse bisogno di strutturare ambienti di lavoro collaborativi più complessi ed articolati. MeisterTask ad esempio mette a disposizione la possibilità di lavorare con un numero illimitato di utenti e di progetti, oltre ad avere una app che consente di accedere al proprio spazio di lavoro in mobilità. Si può integrare lo spazio di lavoro piattaforme come Dropobox e google Drive, e questo aiuta molto per quanto riguarda la condivisione dei file.

Anche Trello è un altro ottimo Project Management Software per la gestione dei nostri progetti. A differenza di Meistertask presenta un ambiente di lavoro più intuitivo – i progetti sono gestiti attraverso l’utilizzo di boards: lavagne digitale su cui si aggiungono e si tolgono le varie task – in questo modo la visualizzazione di ciò che si deve fare è più immediata. Anche Trello mette a disposizione dei propri utenti la possibilità di integrazioni con Google Drive e Dropbox.

Con Slack invece potete per tranquillamente accantonare le email, i messaggi che vi scambiate via chat e il trasferimento di documenti su canali diversi. Si tratta di una piattaforma che ti permette di avere tutte le comunicazioni che avvengono tra i membri del team archiviate in un unico posto, un tool di messaggistica per team che integra diversi canali in un unico servizio. È molto utile perché all’interno di un solo spazio si possono gestire tutte le comunicazioni di un intero team di lavoro, con la capacità di creare canali specifici per le diverse aree presenti nello sviluppo del progetto.

 

 

Assistente digitale

Ma la ciliegina nella torta dell’ufficio digitale si sta affacciando adesso sul mercato: sono gli assistenti digitali, dopo Siri di Apple e Cortana di Microsoft ha fatto il suo ingresso sul mercato Alexa, e sembra che ci aiuterà a fare business in un modo mai visto prima. Alexa, che per il momento è disponibile solamente per il mercato nordamericano, rientra nel “pacchetto” di prodotti messi a disposizione delle aziende da AWS (Amazon Web Services), ovvero la divisione indipendente del colosso dell’ecommerce che offre servizi cloud. Alexa è una assistente digitale con una tecnologia basata sull’intelligenza artificiale. Le tipologie di servizio che saranno rese disponibili da Alexa for Business – questo è il suo nome per esteso – sono due principalmente: quelle per i device personali e quelle per gli apparecchi condivisi.

Alexa promette performance da assistente digitale al pari di quelle presenti in tanti film di fantascienza, da HAL 9000 di Odissea nello Spazio, senza le sue derive nichiliste, al doide interattivo BB-8 di Star Wars, ma con una “voce” più vicina a quella quella comprensibile dalla persona che deve assistere digitalmente.

 

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